Microsoft Outlook là công cụ quen thuộc để quản lý email, lịch làm việc, cuộc họp, danh bạ và các công việc hàng ngày. Nếu biết cách sử dụng phím tắt và các tính năng có sẵn, bạn có thể giảm đáng kể số thao tác bằng chuột và quản lý hộp thư hiệu quả hơn.
Bài viết dưới đây tổng hợp 100 phím tắt và thủ thuật Microsoft Outlook, từ những thao tác cơ bản như tạo email, trả lời thư, tìm kiếm đến các tính năng nâng cao như Rules, Quick Steps, Categories, Search Folder và quản lý Calendar.
1. Phím tắt Microsoft Outlook cơ bản
1. Ctrl + N – Tạo mục mới
Tạo một mục mới tùy theo khu vực Outlook hiện tại, chẳng hạn như email hoặc mục lịch.
2. Ctrl + Shift + M – Tạo email mới
Mở nhanh cửa sổ soạn email mới mà không cần sử dụng chuột.
3. Ctrl + R – Trả lời email
Mở cửa sổ trả lời cho email đang được chọn.
4. Ctrl + Shift + R – Trả lời tất cả
Tạo phản hồi gửi đến người gửi và những người nhận liên quan trong email.
5. Ctrl + F – Chuyển tiếp email
Chuyển tiếp email đang được chọn đến người nhận khác.
6. Ctrl + Enter – Gửi email
Có thể dùng để gửi email trong các phiên bản hoặc cấu hình Outlook hỗ trợ phím tắt này.
7. Ctrl + S – Lưu email đang soạn
Lưu nội dung email đang soạn để có thể tiếp tục chỉnh sửa sau.
8. Esc – Đóng hoặc hủy thao tác
Sử dụng Esc để đóng một cửa sổ hoặc hủy một thao tác trong những ngữ cảnh phù hợp.
9. Delete – Xóa email
Xóa email hoặc mục đang được chọn.
10. Shift + Delete – Xóa vĩnh viễn
Xóa trực tiếp mục được chọn mà không đưa vào thư mục Deleted Items trong những phiên bản Outlook hỗ trợ thao tác này.
2. Phím tắt xử lý email
11. Ctrl + Q – Đánh dấu đã đọc
Đánh dấu email được chọn là đã đọc.
12. Ctrl + U – Đánh dấu chưa đọc
Đánh dấu email là chưa đọc để quay lại xử lý sau.
13. Insert – Đánh dấu email
Trong một số chế độ Outlook, phím Insert có thể được sử dụng để thay đổi trạng thái đọc của email.
14. Ctrl + Shift + V – Di chuyển email
Mở tùy chọn di chuyển email đến thư mục khác.
15. Ctrl + E – Tìm kiếm
Đưa con trỏ đến khu vực tìm kiếm để nhanh chóng tìm email, liên hệ hoặc các nội dung khác.
16. F9 – Gửi và nhận email
Thực hiện thao tác gửi và nhận thư trong Outlook desktop.
17. Ctrl + M – Gửi và nhận thư
Trong một số phiên bản Outlook desktop, phím tắt này có thể được sử dụng để thực hiện thao tác gửi và nhận.
18. Ctrl + P – In nội dung
Mở chức năng in nội dung email hoặc mục đang được chọn.
19. Ctrl + Z – Hoàn tác
Hoàn tác thao tác vừa thực hiện trong những ngữ cảnh được hỗ trợ.
20. Ctrl + A – Chọn tất cả
Chọn toàn bộ nội dung trong khu vực hiện tại.
3. Phím tắt điều hướng Outlook
21. Ctrl + 1 – Mở Mail
Chuyển nhanh sang khu vực Mail.
22. Ctrl + 2 – Mở Calendar
Chuyển nhanh sang lịch làm việc.
23. Ctrl + 3 – Mở People hoặc Contacts
Chuyển sang khu vực quản lý liên hệ.
24. Ctrl + 4 – Mở Tasks
Chuyển sang khu vực nhiệm vụ trong các phiên bản hỗ trợ.
25. Ctrl + 5 – Mở Notes
Chuyển sang khu vực ghi chú trong những phiên bản hỗ trợ.
26. Tab – Di chuyển giữa các thành phần
Di chuyển con trỏ giữa các thành phần của giao diện.
27. Shift + Tab – Di chuyển ngược
Di chuyển ngược giữa các thành phần giao diện.
28. Enter – Mở mục được chọn
Mở email hoặc xác nhận lựa chọn trong những ngữ cảnh phù hợp.
29. Ctrl + Home – Về đầu danh sách
Di chuyển nhanh đến đầu danh sách hoặc vùng nội dung.
30. Ctrl + End – Đến cuối danh sách
Di chuyển nhanh đến cuối danh sách hoặc vùng nội dung.
4. Phím tắt Calendar và cuộc họp
31. Ctrl + Shift + A – Tạo cuộc hẹn
Mở cửa sổ tạo Appointment mới.
32. Ctrl + Shift + Q – Tạo cuộc họp
Tạo một cuộc họp mới và thêm người tham dự.
33. Ctrl + G – Đi đến ngày
Mở tùy chọn đi đến một ngày cụ thể trong Calendar.
34. Alt + = – Chuyển chế độ lịch
Một số phiên bản Outlook hỗ trợ phím tắt liên quan đến chế độ hiển thị lịch bằng tổ hợp Alt và dấu bằng.
35. Tạo lịch lặp lại
Với cuộc họp hoặc công việc định kỳ, sử dụng tùy chọn Recurrence để không phải tạo từng lịch riêng lẻ.
36. Thêm Reminder
Thiết lập lời nhắc để Outlook thông báo trước khi cuộc hẹn hoặc cuộc họp bắt đầu.
37. Kiểm tra lịch người tham dự
Trước khi gửi lời mời họp, kiểm tra lịch của người tham dự để tìm thời gian phù hợp.
38. Chia sẻ Calendar
Có thể chia sẻ lịch với người khác tùy thuộc vào quyền và môi trường Microsoft 365 hoặc Exchange.
39. Sử dụng màu cho lịch
Dùng màu để phân biệt các nhóm lịch hoặc loại công việc khác nhau.
40. Tạo cuộc họp trực tuyến
Trong môi trường Microsoft 365 có tích hợp dịch vụ họp trực tuyến, bạn có thể tạo cuộc họp trực tiếp từ lịch Outlook.
5. Thủ thuật quản lý email
41. Tạo thư mục email
Tạo các thư mục như Công việc, Khách hàng, Dự án hoặc Cá nhân để phân loại email.
42. Sử dụng Rules
Rules cho phép Outlook tự động xử lý email dựa trên các điều kiện như người gửi, tiêu đề hoặc nội dung.
43. Tự động chuyển email vào thư mục
Có thể thiết lập Rule để email từ một người hoặc nhóm người nhất định tự động được chuyển đến thư mục tương ứng.
44. Sử dụng Categories
Gắn màu và nhãn cho email để phân loại công việc nhanh hơn.
45. Sử dụng Flag
Đánh dấu những email cần xử lý sau bằng cờ Flag.
46. Sử dụng Archive
Đưa email cũ ra khỏi Inbox nhưng vẫn giữ lại để tìm kiếm khi cần.
47. Sử dụng Favorites
Đưa các thư mục thường dùng vào Favorites để truy cập nhanh.
48. Tạo Quick Steps
Quick Steps cho phép kết hợp nhiều thao tác thành một thao tác duy nhất.
49. Tạo Search Folder
Search Folder giúp hiển thị những email đáp ứng một điều kiện tìm kiếm nhất định mà không cần di chuyển email gốc.
50. Sử dụng Conversation View
Conversation View nhóm các email thuộc cùng một cuộc trao đổi thành một chuỗi để dễ theo dõi.
6. Thủ thuật tìm kiếm email
51. Tìm email theo người gửi
Sử dụng tên hoặc địa chỉ email người gửi trong hộp tìm kiếm để thu hẹp kết quả.
52. Tìm email theo người nhận
Tìm theo người nhận để nhanh chóng xác định những email đã gửi cho một người cụ thể.
53. Tìm theo tiêu đề
Sử dụng từ khóa trong tiêu đề để tìm những email liên quan đến cùng một chủ đề.
54. Tìm email có file đính kèm
Có thể sử dụng bộ lọc hoặc cú pháp tìm kiếm phù hợp để tìm các email có tệp đính kèm.
55. Tìm email theo thời gian
Bộ lọc thời gian giúp thu hẹp kết quả khi bạn biết khoảng thời gian email được gửi hoặc nhận.
56. Tìm email chưa đọc
Sử dụng bộ lọc Unread để nhanh chóng tìm các email chưa được xử lý.
57. Tìm email quan trọng
Có thể sử dụng các tùy chọn lọc để tìm những email được đánh dấu quan trọng.
58. Tìm kiếm trong thư mục cụ thể
Giới hạn phạm vi tìm kiếm vào một thư mục giúp kết quả nhanh và chính xác hơn khi hộp thư có nhiều email.
59. Kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm
Kết hợp người gửi, từ khóa, thời gian và file đính kèm để thu hẹp kết quả.
60. Sử dụng thanh Search hiệu quả
Thay vì cuộn qua hàng trăm email, hãy sử dụng Search để tìm trực tiếp thông tin cần thiết.
7. Thủ thuật soạn email
61. Tạo chữ ký email
Thiết lập Signature để tự động thêm tên, chức vụ, số điện thoại hoặc thông tin liên hệ vào email.
62. Tạo mẫu email
Lưu những nội dung thường xuyên sử dụng thành mẫu để tiết kiệm thời gian.
63. Sử dụng Quick Parts
Quick Parts giúp lưu các đoạn nội dung thường dùng trong email.
64. Sử dụng Cc đúng mục đích
Cc phù hợp khi muốn những người khác biết nội dung trao đổi nhưng không nhất thiết phải trực tiếp xử lý công việc.
65. Sử dụng Bcc khi cần
Bcc giúp ẩn danh sách người nhận với những người nhận khác trong cùng email.
66. Kiểm tra file đính kèm trước khi gửi
Luôn kiểm tra lại file đính kèm trước khi nhấn Send để tránh bỏ sót tài liệu.
67. Kiểm tra người nhận
Kiểm tra To, Cc và Bcc trước khi gửi những email quan trọng.
68. Lên lịch gửi email
Sử dụng tính năng lên lịch gửi nếu muốn email được gửi vào một thời điểm cụ thể.
69. Trì hoãn gửi email
Một số phiên bản Outlook desktop hỗ trợ Delay Delivery để kiểm soát thời điểm email được gửi.
70. Kiểm tra chính tả
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email, đặc biệt với email công việc hoặc gửi cho khách hàng.
8. Thủ thuật quản lý Inbox
71. Dọn dẹp Inbox thường xuyên
Xóa hoặc lưu trữ những email không còn cần xuất hiện trong Inbox.
72. Không tạo quá nhiều thư mục
Một hệ thống thư mục quá phức tạp có thể khiến việc tìm email khó hơn. Hãy xây dựng cấu trúc đơn giản và nhất quán.
73. Ưu tiên email quan trọng
Sử dụng Flag, Categories hoặc thư mục riêng để xác định những email cần xử lý trước.
74. Đánh dấu email chưa đọc
Nếu chưa thể xử lý email ngay, đánh dấu thư là chưa đọc để dễ quay lại.
75. Sử dụng Ignore Conversation
Với những chuỗi email không còn cần theo dõi, Ignore Conversation có thể giúp giảm các thông báo không cần thiết trong những phiên bản hỗ trợ.
76. Tắt thông báo không cần thiết
Điều chỉnh Notification để giảm gián đoạn khi làm việc.
77. Sử dụng Focused Inbox
Focused Inbox có thể giúp phân loại email và ưu tiên những thư được hệ thống xác định là quan trọng hơn.
78. Kiểm tra dung lượng hộp thư
Theo dõi dung lượng hộp thư và dọn dẹp email hoặc tệp đính kèm cũ khi cần.
79. Xóa email có tệp đính kèm lớn
Xem xét các email chứa tệp lớn không còn cần thiết để giảm dung lượng hộp thư.
80. Archive email cũ
Thay vì để quá nhiều email trong Inbox, hãy sử dụng Archive cho những email đã hoàn thành nhưng vẫn cần lưu lại.
9. Thủ thuật Outlook nâng cao
81. Tạo nhóm liên hệ
Tạo nhóm liên hệ để gửi email cho nhiều người thường xuyên cùng làm việc mà không phải nhập từng địa chỉ.
82. Quản lý Contacts hoặc People
Lưu thông tin liên hệ quan trọng để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi gửi email hoặc tạo cuộc họp.
83. Sử dụng Tasks
Tạo nhiệm vụ cho những công việc cần thực hiện và đặt thời hạn hoặc lời nhắc nếu cần.
84. Chuyển email thành nhiệm vụ
Với các email chứa yêu cầu công việc, có thể sử dụng các tính năng liên quan đến Flag hoặc Tasks để biến email thành việc cần xử lý.
85. Tạo Categories riêng
Tạo hệ thống Categories phù hợp với công việc như Dự án, Khách hàng, Nội bộ hoặc Khẩn cấp.
86. Tạo quy tắc cho email quan trọng
Rules có thể giúp tự động phân loại hoặc xử lý email dựa trên người gửi, tiêu đề và các điều kiện khác.
87. Tự động xử lý email quảng cáo
Các email không quan trọng có thể được đưa vào thư mục riêng bằng Rules để giảm sự lộn xộn trong Inbox.
88. Sử dụng lịch để quản lý công việc
Ngoài việc đặt cuộc họp, Calendar có thể được dùng để bố trí thời gian cho các công việc cần hoàn thành.
89. Sử dụng Reminder cho công việc
Reminder giúp hạn chế bỏ quên các nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn quan trọng.
90. Kiểm tra quyền chia sẻ
Khi chia sẻ lịch hoặc dữ liệu Outlook, hãy kiểm tra quyền truy cập để đảm bảo người khác chỉ có quyền cần thiết.
10. Mẹo sử dụng Outlook hiệu quả
91. Xử lý email theo nguyên tắc ưu tiên
Phân loại email theo mức độ quan trọng thay vì xử lý tất cả thư theo thứ tự xuất hiện.
92. Dùng phím tắt thay cho chuột
Ghi nhớ một số phím tắt thường xuyên sử dụng có thể giúp giảm đáng kể số thao tác khi làm việc với Outlook.
93. Tạo quy trình xử lý email
Có thể xây dựng quy trình gồm đọc, phân loại, trả lời, chuyển tiếp, lưu trữ hoặc xóa email để hộp thư luôn được kiểm soát.
94. Không để Inbox trở thành danh sách công việc duy nhất
Những việc cần thực hiện nên được chuyển thành Task hoặc đánh dấu phù hợp thay vì chỉ dựa vào việc nhớ email.
95. Sử dụng Search thay vì cuộn danh sách
Khi cần tìm một email cũ, sử dụng Search thường nhanh hơn việc cuộn qua hàng trăm hoặc hàng nghìn email.
96. Kiểm tra lịch trước khi nhận cuộc họp
Kiểm tra lịch cá nhân trước khi xác nhận những cuộc họp mới để tránh trùng lịch.
97. Giữ tiêu đề email rõ ràng
Tiêu đề cụ thể giúp người nhận nhanh chóng hiểu nội dung và giúp việc tìm kiếm email sau này dễ dàng hơn.
98. Hạn chế sử dụng Reply All khi không cần thiết
Chỉ sử dụng Reply All khi tất cả những người trong cuộc trao đổi thực sự cần nhận phản hồi.
99. Kiểm tra email trước khi gửi
Kiểm tra người nhận, tiêu đề, nội dung, file đính kèm và định dạng trước khi gửi email quan trọng.
100. Luôn cập nhật Outlook
Sử dụng phiên bản Outlook được cập nhật giúp bạn tiếp cận các tính năng, cải tiến và bản sửa lỗi mới nhất mà Microsoft cung cấp cho phiên bản đang sử dụng.
Các phím tắt Outlook cần nhớ nhanh
| Phím tắt | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + Shift + M | Tạo email mới |
| Ctrl + R | Trả lời |
| Ctrl + Shift + R | Trả lời tất cả |
| Ctrl + F | Chuyển tiếp |
| Ctrl + E | Tìm kiếm |
| F9 | Gửi và nhận |
| Ctrl + Q | Đánh dấu đã đọc |
| Ctrl + U | Đánh dấu chưa đọc |
| Delete | Xóa |
| Ctrl + Shift + A | Tạo cuộc hẹn |
| Ctrl + Shift + Q | Tạo cuộc họp |
| Ctrl + 1 | |
| Ctrl + 2 | Calendar |
| Ctrl + 3 | People/Contacts |
| Ctrl + 4 | Tasks |
Lưu ý về phím tắt Outlook
Phím tắt có thể khác nhau tùy phiên bản Outlook desktop, Outlook trên web, Windows, macOS và môi trường Microsoft 365. Một số phím tắt cũng có thể thay đổi chức năng tùy vị trí con trỏ hoặc khu vực đang sử dụng.
Vì vậy, khi áp dụng các phím tắt trong bài viết, bạn nên kiểm tra chúng trên phiên bản Outlook đang sử dụng để đảm bảo thao tác hoạt động đúng.
Câu hỏi thường gặp về Microsoft Outlook
Phím tắt tạo email mới trong Outlook là gì?
Trong Outlook desktop, Ctrl + Shift + M thường được sử dụng để mở cửa sổ tạo email mới.
Phím tắt trả lời email Outlook là gì?
Ctrl + R dùng để trả lời email và Ctrl + Shift + R dùng để trả lời tất cả trong Outlook desktop.
Làm thế nào để tìm email nhanh trong Outlook?
Sử dụng Ctrl + E để truy cập tìm kiếm và kết hợp từ khóa, người gửi, tiêu đề, thời gian hoặc bộ lọc để thu hẹp kết quả.
Làm thế nào để tự động phân loại email?
Sử dụng tính năng Rules để thiết lập các điều kiện và hành động tự động cho email.
Outlook có thể quản lý lịch và cuộc họp không?
Có. Outlook tích hợp Calendar để tạo cuộc hẹn, cuộc họp, lời nhắc, lịch lặp lại và quản lý lịch làm việc.
Kết luận
Trên đây là 100 phím tắt và thủ thuật Microsoft Outlook giúp bạn quản lý email, tìm kiếm thông tin, sắp xếp hộp thư, tạo cuộc họp và tổ chức công việc hiệu quả hơn.
Nếu mới sử dụng Outlook, bạn nên bắt đầu với các phím tắt thường dùng như Ctrl + Shift + M, Ctrl + R, Ctrl + Shift + R, Ctrl + F, Ctrl + E và F9. Sau đó có thể làm quen với Rules, Categories, Quick Steps, Search Folder và Calendar để xây dựng quy trình làm việc phù hợp.
Nhận xét
Đăng nhận xét